SmartClock respeta la privacidad de las personas que visitan nuestro sitio, solicitan una demo, cotizan nuestros productos o utilizan nuestras soluciones de control de asistencia.
1. Responsable y contacto
El responsable del tratamiento de los datos es SmartClock, marca asociada a soluciones de control de asistencia, portal web, app móvil y dispositivos de marcación.
Para consultas sobre privacidad o ejercicio de derechos puedes escribir a contacto@smartclock.cl. Los canales oficiales, plazos de respuesta y el detalle para ejercer tus derechos están en la sección Contacto y ejercicio de derechos de privacidad.
2. Datos que podemos tratar
Dependiendo de tu interacción con SmartClock, podemos tratar las siguientes categorías de datos:
- Datos de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, cargo o área.
- Datos comerciales: rubro, cantidad real de trabajadores, necesidades de implementación, productos de interés y mensajes enviados por formularios.
- Datos técnicos: dirección IP, navegador, dispositivo, fecha y hora de acceso, páginas visitadas y eventos de uso del sitio.
- Datos de servicio: usuarios, registros de asistencia, turnos, reportes, configuraciones y logs asociados al uso de la plataforma.
- Datos biométricos, cuando corresponda: si la empresa cliente habilita dispositivos biométricos, estos datos se tratarán exclusivamente para autenticación, control de asistencia o control de acceso, según la configuración contratada y la normativa aplicable.
3. App móvil SmartClock: geolocalización y datos del dispositivo
La aplicación móvil SmartClock permite a los trabajadores de las empresas clientes registrar su asistencia (entrada, salida y colación), revisar su historial de marcaciones y consultar sus datos personales y jornada asignada. En ese contexto, la app trata los siguientes datos:
- Credenciales y sesión: correo de acceso y tokens de autenticación, almacenados en el dispositivo únicamente para mantener la sesión iniciada.
- Registros de asistencia: tipo de marca, fecha y hora, folio y sello criptográfico de integridad, conforme a la normativa de la Dirección del Trabajo (Res. Ex. N°38/2024).
- Geolocalización: la ubicación (latitud, longitud y precisión) se captura exclusivamente en el momento en que el trabajador realiza una marcación y se asocia solo a esa marca. La app no realiza seguimiento continuo ni captura la ubicación en segundo plano. El permiso de ubicación es opcional: si el trabajador lo deniega, la marcación se registra igualmente sin ubicación y nunca se bloquea por este motivo.
- Modo offline: si el dispositivo no tiene conexión, la marcación se guarda temporalmente en el propio teléfono con su fecha y hora original, y se elimina de este una vez sincronizada con el servidor.
- Datos técnicos: información básica del dispositivo y de red necesaria para operar y asegurar el servicio.
La app no accede a contactos, cámara, micrófono, fotos ni archivos del dispositivo, y no utiliza los datos con fines publicitarios.
4. Finalidades del tratamiento
Podemos utilizar los datos para las siguientes finalidades:
- Responder solicitudes de contacto, demo o cotización.
- Preparar propuestas comerciales y asesorar sobre la solución más adecuada.
- Implementar, operar, mantener y mejorar la plataforma SmartClock.
- Prestar soporte técnico, resolver incidencias y atender requerimientos.
- Gestionar seguridad, prevención de uso indebido y continuidad operacional.
- Enviar comunicaciones relacionadas con productos, servicios o cambios relevantes, siempre que corresponda.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales aplicables.
5. Bases de tratamiento
El tratamiento de datos personales se realiza sobre la base de tu consentimiento, la relación precontractual o contractual con SmartClock, el cumplimiento de obligaciones legales y el interés legítimo de mantener la seguridad y funcionamiento de nuestros servicios, según corresponda.
6. Destinatarios y proveedores
No vendemos tus datos personales. Podemos compartirlos únicamente cuando sea necesario con:
- Proveedores tecnológicos de hosting, correo, formularios, analítica, seguridad, soporte o infraestructura.
- Integraciones solicitadas por el cliente, como sistemas de nómina, control de acceso o herramientas internas.
- Autoridades competentes, cuando exista obligación legal o requerimiento válido.
Cuando trabajamos con proveedores, procuramos que el acceso a datos sea limitado a lo necesario para prestar el servicio.
7. Conservación
Conservaremos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, gestionar la relación comercial o contractual, responder solicitudes, mantener respaldos razonables y cumplir obligaciones legales. Cuando los datos dejen de ser necesarios, serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.
En particular, los registros de asistencia y su geolocalización asociada se conservan por el plazo mínimo de cinco años exigido por la normativa chilena de registro electrónico de asistencia (Res. Ex. N°38/2024, Dirección del Trabajo), por lo que no pueden ser eliminados a solicitud del trabajador durante ese período.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido. Sin embargo, ningún sistema es completamente infalible, por lo que recomendamos a los usuarios proteger sus credenciales y notificar cualquier actividad sospechosa.
9. Menores de edad
SmartClock está dirigido a empresas y a sus trabajadores. No recopilamos deliberadamente datos de menores de 18 años fuera de una relación laboral formal regida por la legislación chilena. Si detectamos datos de un menor tratados sin la habilitación legal correspondiente, serán eliminados.
10. Derechos de las personas
Las personas pueden solicitar acceso, rectificación, cancelación, oposición u otros derechos reconocidos por la normativa aplicable respecto de sus datos personales, con las limitaciones de conservación legal descritas en la sección 7. Para ejercerlos, utiliza los canales de la sección siguiente indicando el derecho que deseas ejercer y los datos necesarios para identificar tu solicitud.
Si eres trabajador de una empresa cliente, tu empleador es quien administra tu cuenta y tus registros; podemos derivarle tu solicitud cuando la ley radique en él la decisión sobre esos datos.
11. Contacto y ejercicio de derechos de privacidad
Para consultas, reclamos o el ejercicio de derechos relacionados con datos personales, puedes contactarnos a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: contacto@smartclock.cl, indicando la palabra “PRIVACIDAD” en el asunto.
- Formulario web: smartclock.cl/pages/contacto.html, seleccionando la consulta correspondiente.
Plazos de respuesta:
- Consultas generales de privacidad: dentro de 5 días hábiles.
- Ejercicio de derechos (acceso, rectificación, cancelación, oposición): dentro de 10 días hábiles.
- Reclamos por eventual vulneración de derechos: dentro de 15 días hábiles.
Si además quieres eliminar tu cuenta y los datos asociados a la app, revisa las instrucciones publicadas en smartclock.cl/delete-account.html.
12. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos o comerciales. La versión vigente será publicada en esta misma página con su fecha de última actualización. Si el cambio es sustancial, procuraremos avisarlo por los canales habituales con anticipación razonable.
13. Legislación aplicable
Esta política se rige por la legislación de la República de Chile, en particular la Ley N°19.628 sobre protección de la vida privada y la normativa laboral aplicable al registro electrónico de asistencia (Res. Ex. N°38/2024 de la Dirección del Trabajo). Cualquier controversia será sometida a los tribunales competentes de Chile.